Déclaration de confidentialité de la Centrale des marchés

La Centrale des marchés, dont le siège social est situé Rue Picard 7 / 100, 1000 Bruxelles, inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises de Belgique sous le numéro 0524.818.005, agit en tant que centrale d'achat (au sens de l'art. 2, 7° b) de la loi sur les marchés publics du 17 juin 2016) pour les marchés publics.

La Centrale des marchés agit en tant que responsable du traitement des données et agit conformément aux dispositions des lois et règlements sur la protection des données, y compris le Règlement général sur la protection des données, (abrégé en AVG ou GDPR) et les autres lois et règlements applicables.

Les accords conclus avec la Centrale des marchés seront proposés par la Centrale des marchés en tant qu'entité de passation de marchés à ses clients/membres. Ces entités ont la possibilité d'utiliser ces accords sans aucune obligation.

Nous considérons que la protection de la vie privée est extrêmement importante et nous attachons une grande importance à la protection adéquate des données que nous traitons, en particulier vos données personnelles.

Par cette déclaration de confidentialité, nous souhaitons vous informer, vous respecter et vous donner, en tant que client, visiteur et utilisateur de nos services et de notre site web, autant de contrôle que possible sur la collecte, le traitement et l'utilisation de vos données. Nous voulons gérer et utiliser vos données en toute sécurité, avec respect et en bon père de famille. Nous n'utilisons vos données personnelles qu'à des fins clairement définies.

Nous nous engageons à nous conformer à nos devoirs et à respecter vos droits chaque fois que nous traitons vos données personnelles. Nous vous invitons à prendre le temps de lire attentivement notre déclaration de confidentialité, ainsi que nos conditions générales et toutes les autres conditions qui peuvent s'appliquer à nos services. Si vous souhaitez approfondir ce sujet, nous vous recommandons de consulter le site de l'Autorité de protection des données (GBA) à l'adresse suivante : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen.

Quelles sont les données personnelles traitées?

Nous ne demandons que les données personnelles nécessaires.

Nous distinguons différents types de données à caractère personnel (en fonction de l'objectif et de la nécessité d'atteindre la finalité visée):

- Nom, prénom: nous préférons nous adresser à vous personnellement et non par "cher" et/ou votre "nom de compte" et/ou tout autre code.

- Adresse électronique: Nous avons besoin de votre adresse électronique pour communiquer avec vous afin que nous puissions vous contacter.

- Numéro de téléphone et/ou de téléphone portable : Si vous l'avez indiqué, nous pouvons vous contacter dans le cadre de votre travail.

- Fonction et service : nous traitons votre fonction ou votre service afin de pouvoir contacter immédiatement le service compétent en cas de question spécifique. En outre, nous enregistrons également le responsable local, car c'est lui qui est chargé de fournir des conseils supplémentaires sur le cas en question.

- Données de connexion : Nom d'utilisateur (adresse électronique) et mot de passe: il s'agit de données spécifiques concernant le processus d'enregistrement sur le portail web et comprenant des informations telles que votre acceptation de nos conditions générales et de notre déclaration de confidentialité. Nous conservons vos données de connexion pour sécuriser l'accès à votre compte, de sorte que seuls vous ou les personnes avec lesquelles vous partagez ces données puissent se connecter. Vous pouvez toujours accéder vous-même à vos données après vous être connecté au portail web.

- Cookies : Nous utilisons des cookies lorsque vous ouvrez nos e-mails et/ou lorsque vous visitez notre site web ou utilisez des apps. Les cookies sont des éléments d'information stockés sur votre propre ordinateur ou appareil mobile qui optimisent la facilité d'utilisation de notre site web et de nos apps. Par exemple, en tant que visiteur de notre site web, vous pouvez être identifié lors de votre prochaine visite et nous pouvons mieux adapter notre site web à vos besoins, préférences et facilité d'utilisation. Les données ci-dessus combinées aux cookies nous permettent de voir comment vous utilisez notre site web et nos services (votre comportement de navigation) et quels sont vos centres d'intérêt. Consultez notre déclaration sur les cookies pour plus d'informations sur les cookies que nous utilisons et les données qu'ils permettent de collecter.

- Données de localisation électronique : Nous pouvons collecter des données anonymes ou agrégées de nature non personnelle, telles que le type de navigateur ou l'adresse IP, le système d'exploitation utilisé par l'utilisateur ou le nom de domaine du site web par lequel l'utilisateur est arrivé sur ce site ou l'a quitté. Nous stockons votre adresse IP pour vous donner une trace de l'adresse IP à partir de laquelle votre compte a été connecté ou des modifications ont été apportées. Cette adresse est également utilisée pour mieux protéger votre compte contre un accès non autorisé à partir d'autres endroits. Cela permet à Assignment Central asbl d'optimiser en permanence le site web pour les utilisateurs.

- Enregistrements d'images: En raison de votre présence aux événements, foires ou activités similaires organisés par nous, vous pouvez être filmé par les caméras de surveillance présentes d'une part et des enregistrements d'images peuvent également être réalisés lors de ces événements, etc. d'autre part. Les images relatives à la surveillance ne sont stockées que pour la sécurité des biens et des personnes et pour prévenir les infractions dont vous et nous pourrions être victimes (nous signalons la présence de caméras par des pictogrammes indiquant nos coordonnées). Les enregistrements d'images réalisés lors de ces événements peuvent être publiés sur notre site web et/ou dans des bulletins d'information. Si vous préférez que les images (photos/vidéos), sur lesquelles vous êtes clairement visible, ne soient pas publiées, veuillez en informer le responsable de l'événement.

Conformément à la loi, nous ne traitons pas de données sensibles, telles que les données relatives à votre origine raciale ou ethnique, à vos opinions politiques, à vos préférences sexuelles et à votre santé, entre autres.

Pourquoi vos données personnelles sont-elles traitées?

Les informations relatives à notre fonctionnement général sont librement accessibles à tous. Avec ce site web, nous voulons mettre à la disposition du public des informations sur nos activités et sur les services que nous offrons. En outre, nous voulons utiliser le site web pour permettre à nos (futurs) clients d'accéder à nos services de manière simple et rapide.

Toute information que nous recevons sur vous et votre organisation au cours d'une phase préliminaire sera utilisée uniquement pour vous fournir, à vous et à votre organisation, les informations demandées, de la manière que vous souhaitez. Même si votre organisation devient finalement un client, nous utiliserons ces données pour vous identifier, pour notre administration, pour préparer les factures, pour vous contacter, ...

Les données personnelles que vous nous fournissez seront intégrées dans un système de gestion des clients et seront traitées aux fins suivantes :

- Gestion des clients/membres/relations : maintenir notre relation en vous informant des nouveautés ou des informations générales,...

- Facturation,

- Traitement des demandes d'information,

- Assistance à la clientèle,

- Traitement des plaintes,

- Invitation à des événements, des salons ou des activités similaires,

- Organisation de cours de formation/webinaires,

- services techniques.

Les données à caractère personnel collectées ne seront traitées que conformément à ces objectifs. Vos coordonnées nous permettent de vous contacter en cas de questions, de commentaires ou de plaintes. En outre, la Centrale des marchés envoie à intervalles réguliers des mailings/newsletters concernant le renouvellement de son offre, les contrats sous les feux de la rampe et les événements. L'asbl Centrale des marchés offre toujours la possibilité de se désinscrire. Chaque e-mail contenant une lettre d'information offre aux personnes concernées la possibilité de se désinscrire. La Centrale des marchés l'enregistre via la plate-forme d'envoi.

Pour les invitations aux événements, les données personnelles des clients existants (contacts) ainsi que des clients potentiels (contacts) sont utilisées pour chaque événement.

Si les données personnelles sont utilisées à de nouvelles fins, vous en serez informé préalablement.

Quelles données personnelles partageons-nous avec des tiers?

Les données personnelles sont strictement confidentielles et peuvent être transmises à des tiers, sous certaines conditions, toujours dans le plus grand respect de la vie privée. Certains de ces tiers travaillent pour notre compte ou sont engagés pour exécuter un aspect de notre service.

Nous concluons toujours un contrat de traitement avec ces tiers qui traitent des données pour le compte de la Centrale des marchés afin de garantir la confidentialité de nos clients/membres. Ils n'ont accès qu'aux informations nécessaires à l'exercice de leur tâche spécifique. Le traitement confidentiel de ces données est toujours inclus dans ce contrat de traitement.

Nous ne vendrons, ne distribuerons ni ne louerons vos données personnelles à des tiers, sauf si vous y consentez ou si nous y sommes légalement tenus.

Lorsque vous êtes désigné comme responsable local sur le formulaire d'inscription, nous transmettons vos coordonnées au fournisseur ou prestataire de services pour ce contrat. De cette façon, ils peuvent contacter directement la personne appropriée pour démarrer le dossier ou pour des questions spécifiques. Lorsque nous transmettons vos données, vous êtes toujours en copie du courrier électronique afin d'être informé.

De même, si vous avez une question spécifique sur un contrat ou une livraison, nous pouvons mentionner votre adresse électronique en copie lors de la prise de contact avec le fournisseur ou prestataire de services. Ainsi, vous serez immédiatement informé lorsque nous recevrons une réponse.

Quelles mesures prenons-nous pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles?

La Centrale des marchés prend et maintient des mesures administratives, techniques et organisationnelles appropriées pour garantir vos droits et libertés. Ces mesures de sécurité visent à sécuriser et à maintenir les données contre toute perte ou toute forme d'utilisation, de traitement ou d'accès imprudent, inexpert ou illégal, en tenant compte de la nature des données à protéger, du risque du traitement, de l'état de la technique et des coûts de mise en œuvre des mesures.

Nous faisons tout notre possible pour protéger vos données personnelles et votre vie privée, tant dans nos locaux que sur notre réseau.

Nos employés sont formés pour traiter correctement les données confidentielles. De plus, une évaluation de la sécurité et de la protection des données personnelles est réalisée pour les projets sensibles sur le plan de la vie privée. Pour la sécurité de vos données, nous avons des personnes spécifiquement chargées de veiller au respect de la législation. Nous employons également des spécialistes chargés de la sécurité de notre réseau, de notre infrastructure et de nos systèmes d'information. De plus, nous utilisons diverses mesures techniques pour protéger vos données personnelles, telles que : sécurisation par mot de passe, logiciel de chiffrement de disque dur, pare-feux, antivirus, détection d'intrusion et d'anomalies, et contrôles d'accès pour nos employés. En cas de violation des données ayant des conséquences néfastes pour vos données personnelles, vous serez personnellement informé en tant que client/membre, conformément aux circonstances prévues par la loi.

Le nombre d'employés de notre entreprise ayant accès à vos informations personnelles est limité et soigneusement sélectionné. Ces employés ont accès à vos informations personnelles dans la mesure où elles sont nécessaires à l'exécution de leurs tâches. La Centrale des marchés tient à informer l'utilisateur que le site web peut contenir des liens, des hyperliens ou des références vers d'autres sites que la Centrale des marchés ne contrôle pas et auxquels cette Déclaration de confidentialité ne s'applique pas. La Centrale des marchés n'est pas responsable du contenu de ces sites vers lesquels il est fait référence, ni des offres, produits ou services qui y sont mentionnés. Veuillez lire attentivement leur déclaration de confidentialité concernant la protection de vos données personnelles.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles?

·         Les données ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire pour atteindre l'objectif pour lequel elles sont collectées. La période de conservation peut donc varier en fonction de l'objectif.

·         Pour respecter nos obligations légales (pour répondre à nos obligations comptables et fiscales), nous sommes par exemple tenus de conserver vos données de facturation pendant un maximum de 7 ans.

·         Pour les données pour lesquelles aucune période de conservation légale n'est prévue, nous ne conserverons pas vos données plus longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs énoncés dans cette Déclaration de confidentialité.

·         Invitations à des événements : Logiquement, après l'événement, seules les coordonnées fournies des invités potentiels seront supprimées du système.

Que se passe-t-il si vous changez d'avis?

Vous pouvez vous désinscrire de nos envois de courriers électroniques à tout moment. Pour ce faire, vous pouvez cliquer sur le lien de désinscription dans l'e-mail lui-même ou nous en informer via info@centraledesmarches.be .

Si vous ne souhaitez pas que nous transmettions vos données, veuillez nous fournir d'autres coordonnées de contact (par exemple, une adresse e-mail générale ou un numéro de téléphone) auxquelles le fournisseur/prestataire de services peut vous contacter. Pour garantir une bonne prestation de services, il est en effet crucial que notre fournisseur/prestataire de services dispose également des coordonnées d'un responsable au sein de votre organisation.

Quels sont vos droits concernant le traitement de vos données personnelles?

Vous avez certains droits concernant le traitement de vos données personnelles. Lorsque vous exercez ces droits, nous traiterons votre demande dans un délai d'un mois, sauf dans les cas où cela nécessiterait un effort disproportionné de la part de la Centrale des marchés.

• Droit à l'information et à l'accès Vous avez le droit de savoir si nous traitons des données personnelles vous concernant, quelles sont ces données, comment elles sont traitées et vous pouvez obtenir des explications à ce sujet.

• Droit de rectification, d'effacement et de limitation Vous avez toujours le droit, à tout moment, d'améliorer, compléter, supprimer ou limiter le traitement de vos données personnelles.

• Droit d'opposition Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données. La Centrale des marchés évaluera dans le cas spécifique si elle peut y répondre.

• Droit à la portabilité des données Lorsque nous traitons vos données personnelles de manière automatisée sur la base de votre consentement ou dans le cadre d'un contrat, vous avez le droit de recevoir ces données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, afin de les transmettre à un autre responsable du traitement. Vous pouvez également nous demander d'effectuer cette transmission pour vous, dans la mesure du possible sur le plan technique.

• Droit de rétractation du consentement Si le traitement est basé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Dans ce cas, nous cesserons le traitement de vos données personnelles. Le traitement de ces données avant le retrait de votre consentement reste valable.

Comment exercer vos droits?

Pour exercer vos droits, vous pouvez adresser une demande écrite par courrier électronique à dpo@centraledesmarches.be ou par courrier à La Centrale des marchés, à l'attention du DPO, Rue Picard 7 / 100, 1000 Bruxelles.

Afin de garantir que personne d'autre que vous-même n'exerce ces droits, vous devez vous identifier.

Remarques et/ou plaintes

Si vous avez des raisons de croire que nous n'avons pas traité, traité de manière incorrecte ou insuffisante votre demande, veuillez d'abord contacter notre délégué à la protection des données (DPO) à dpo@centraledesmarches.be afin que nous puissions examiner les options ensemble.

Pas d'accord?

Pour information complète, sachez que si la Centrale des marchés ne répond pas à votre demande, la refuse ou si notre réponse ne répond pas à vos attentes, vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de la Commission flamande de surveillance (VTC). Vous pouvez le faire en remplissant le formulaire de plainte disponible sur le site web de la VTC et en le renvoyant à la VTC par courrier électronique (contact@toezichtcommissie.be) ou par courrier postal (Boulevard Roi Albert II 15, 1210 Bruxelles). La VTC interviendra alors dans le cadre de sa mission de médiation. Documentez votre demande avec les pièces justificatives nécessaires.